או איך התקנתי ויקי אצלי בחברה.
הכל החל בקורס, לא מרתק במיוחד, בנושא ניהול הידע.
הקורס סקר אופציות טכנולוגיות ותרבות אירגונית שנועדה ליצור הומגניות בחברה, לשמר יכולות קיימות, לשתף ולהעביר ידע בין עובדים וסה"כ להגביר את כושר היצירה של כ"א הקיים ולחזק את הארגון.
בין השאר הוצגו טכנולוגיות יום יומיות אשר,במבט ראשון, לא נראה כי יש לכלים אלו מקום באירגונים.
בטוח שרובכם מכירים חלק מכלים אלו (אם לא את כולם): בלוגים, טוויטר, פורומים, וגם ויקי.
מה שמשותף לכלים אלו הינו הרצון של היחיד לשתף את המידע שברשותו עם הרבים (למעט אנשים שזוהי העבודה שלהם), כאשר התגמול יכול להיות סיפוק עצמי, תיעוד הידע הקיים, עבודה נוחה עם מספר רב של אנשים בו זמנית על מידע שעדכני תמיד (בשונה מדוא"ל) ועוד.
אז מהו ויקי, למה ולמי זה מתאים ואיך הכנסתי אותו לתוך הארגון שלי?
מהו ויקי?
הדבר הראשון קפץ לי לראש כשהתחילו לדבר על ויקי היה ויקיפדיה מפורסמת, שתפסה ממזמן מקום של כבוד אצל כל מי שחיפש אי פעם מידע באינטרנט. אז איך ויקיפדיה קשור בכלל לארגון?
ובכן, אם תחשבו על זה, ויקיפדיה הינה אסופה של דפים/ערכים המכילים מידע שאנשים משתפים מכל העולם, ערכים אלו יכולים להיות בעצם כל דבר, אז במקום הסבר מקיף על דוד בן גוריון או שקד מצוי הערכים האלו יכולים להכיל מידע פיננסי, מידע על ספקים שהחברה עובדת איתם, פרויקטים, סיכומי ישיבות ובעצם כל העולה על רוחכם.
נו באמת, על מי אתה עובד? אי אפשר לעשות דבר כזה באינטרנט - שום חברה לא תשתף מידע סודי עסקי עם חברות מתחרות. נכון, לא עושים את זה באינטרנט (Internet), אלא ברשת הפנימית של החברה (Intranet) כאשר כל קובץ Office אותו אתם שומרים על השרת שלכם מוגן בדיוק באותה מידה כמו מידע שמאוחסן על ויקי שמותקן על שרת חברה.
יתרונות הויקי
אל תשאל אותי מה אתה יכול לעשות למען הויקי (לשתף מידע כמובן) אלא מה הויקי יכול לעשות בשבילך. ובכן הויקי הוא בעצם בסיס מידע שבונה את עצמו, הוא שומר את כל היסטוריית השינויים (שזה בעצם כל המידע שאי פעם הכניסוי אליו - כן, גם את מה שמחקו), מאפשר עריכה מהירה וחיפוש מהיר (ממש מהיר), מאפשר שליחת התראות למשתמשים באמצעות דוא"ל, ודורש תחזוקה מועטה (בטח שכחתי כמה דברים - אבל זה העיקר).
ואם כל זה לא הרשים אתכם - אז זהו גם כלי חינמי! זה לא עולה כסף. כך שבפעם הבאה הבוס שלכם ירצה שצעשו משהו באיכות גבוה, בעלות נמוכה, ובמהירות בלתי אפשרית (בד"כ אתמול) - אז בכל הנוגע לויקי אתם כבר בשליש מהדרך (אם לא יותר).
למה להתקין? למי זה מתאים?
ויקי אולי לא מתאים לכל ארגון, לדוגמא לארגונים קטנים מידי אין בכלל שרתים, רשת פנימית או IT לצורך התקנה (למרות שההתקנה יכולה להתבצע על ע"י גורם חיצוני, על מחשב PC ובשביל רשת רק צריך לרכוש נתב), לארגונים גדולים יש בד"כ מערכות ERP ייעודיות (שבד"כ כבר השקיעו בהם הרבה כסף) וצורת עבודה מוסדרת.
ובכל זאת?
להרבה גופים ישנן מערכות ERP מינימליות (אם בכלל) הנדרשות לצורך תאימות לתקנים, אחסון מסמכים, ניהול פיננסי וטיפול ברכש ומחסנים.
מערכות אלו לרוב אינן מקיפות את כלל הדרישות של ניהול הידע הדרוש לחברה (או שביצוע עדכונים והתאמה אישית הינם לרוב יקרות), מידע רב נשמר במסמכי אופיס למיניהם, בתיקיות בתוך תיקיות (שרק הלוגיקה של מי שפתח אותם מובנת), הגישה אליהם בעייתית והסיכוי שמישהו אי פעם יצליח לאתר את המידע הרלוונטי הינו מאוד נמוך.
נשמע מוכר?
הויקי יכול לגשר על הפער של מציאת מידע קיים ולמלא חללים נוספים, כמו תיעוד שיחות מסדרון, הכנסת מידע שלא מכניסים בד"כ לדוחות רשמיים, מעקב אחר מטלות ועוד.
לתוך הויקי ניתן בעצם לצקת כל מידע שתרצו לתעד ולא היה לכם מקום ייעודי עבורו, להחליף את כל הדפים והרישומים שנכתבים על נייר ודפדפות ואח"כ הולך לאיבוד או גריסה.
איך?
ברשומות הבאות אתמקד בצד הטכני של התקנת הויקי, כולל התאמה אישית לצרכי הארגון באמצעות התוספות השונות הקיימות עבורו. כמו כן אציג את את הנקודות הטכניות הבעיתיות וכיצד ניתן להתמודד עימן.
הכל החל בקורס, לא מרתק במיוחד, בנושא ניהול הידע.
הקורס סקר אופציות טכנולוגיות ותרבות אירגונית שנועדה ליצור הומגניות בחברה, לשמר יכולות קיימות, לשתף ולהעביר ידע בין עובדים וסה"כ להגביר את כושר היצירה של כ"א הקיים ולחזק את הארגון.
בין השאר הוצגו טכנולוגיות יום יומיות אשר,במבט ראשון, לא נראה כי יש לכלים אלו מקום באירגונים.בטוח שרובכם מכירים חלק מכלים אלו (אם לא את כולם): בלוגים, טוויטר, פורומים, וגם ויקי.
מה שמשותף לכלים אלו הינו הרצון של היחיד לשתף את המידע שברשותו עם הרבים (למעט אנשים שזוהי העבודה שלהם), כאשר התגמול יכול להיות סיפוק עצמי, תיעוד הידע הקיים, עבודה נוחה עם מספר רב של אנשים בו זמנית על מידע שעדכני תמיד (בשונה מדוא"ל) ועוד.
אז מהו ויקי, למה ולמי זה מתאים ואיך הכנסתי אותו לתוך הארגון שלי?
מהו ויקי?
הדבר הראשון קפץ לי לראש כשהתחילו לדבר על ויקי היה ויקיפדיה מפורסמת, שתפסה ממזמן מקום של כבוד אצל כל מי שחיפש אי פעם מידע באינטרנט. אז איך ויקיפדיה קשור בכלל לארגון?
ובכן, אם תחשבו על זה, ויקיפדיה הינה אסופה של דפים/ערכים המכילים מידע שאנשים משתפים מכל העולם, ערכים אלו יכולים להיות בעצם כל דבר, אז במקום הסבר מקיף על דוד בן גוריון או שקד מצוי הערכים האלו יכולים להכיל מידע פיננסי, מידע על ספקים שהחברה עובדת איתם, פרויקטים, סיכומי ישיבות ובעצם כל העולה על רוחכם.
נו באמת, על מי אתה עובד? אי אפשר לעשות דבר כזה באינטרנט - שום חברה לא תשתף מידע סודי עסקי עם חברות מתחרות. נכון, לא עושים את זה באינטרנט (Internet), אלא ברשת הפנימית של החברה (Intranet) כאשר כל קובץ Office אותו אתם שומרים על השרת שלכם מוגן בדיוק באותה מידה כמו מידע שמאוחסן על ויקי שמותקן על שרת חברה.
יתרונות הויקי
אל תשאל אותי מה אתה יכול לעשות למען הויקי (לשתף מידע כמובן) אלא מה הויקי יכול לעשות בשבילך. ובכן הויקי הוא בעצם בסיס מידע שבונה את עצמו, הוא שומר את כל היסטוריית השינויים (שזה בעצם כל המידע שאי פעם הכניסוי אליו - כן, גם את מה שמחקו), מאפשר עריכה מהירה וחיפוש מהיר (ממש מהיר), מאפשר שליחת התראות למשתמשים באמצעות דוא"ל, ודורש תחזוקה מועטה (בטח שכחתי כמה דברים - אבל זה העיקר).
ואם כל זה לא הרשים אתכם - אז זהו גם כלי חינמי! זה לא עולה כסף. כך שבפעם הבאה הבוס שלכם ירצה שצעשו משהו באיכות גבוה, בעלות נמוכה, ובמהירות בלתי אפשרית (בד"כ אתמול) - אז בכל הנוגע לויקי אתם כבר בשליש מהדרך (אם לא יותר).
למה להתקין? למי זה מתאים?
ויקי אולי לא מתאים לכל ארגון, לדוגמא לארגונים קטנים מידי אין בכלל שרתים, רשת פנימית או IT לצורך התקנה (למרות שההתקנה יכולה להתבצע על ע"י גורם חיצוני, על מחשב PC ובשביל רשת רק צריך לרכוש נתב), לארגונים גדולים יש בד"כ מערכות ERP ייעודיות (שבד"כ כבר השקיעו בהם הרבה כסף) וצורת עבודה מוסדרת.
ובכל זאת?
להרבה גופים ישנן מערכות ERP מינימליות (אם בכלל) הנדרשות לצורך תאימות לתקנים, אחסון מסמכים, ניהול פיננסי וטיפול ברכש ומחסנים.
מערכות אלו לרוב אינן מקיפות את כלל הדרישות של ניהול הידע הדרוש לחברה (או שביצוע עדכונים והתאמה אישית הינם לרוב יקרות), מידע רב נשמר במסמכי אופיס למיניהם, בתיקיות בתוך תיקיות (שרק הלוגיקה של מי שפתח אותם מובנת), הגישה אליהם בעייתית והסיכוי שמישהו אי פעם יצליח לאתר את המידע הרלוונטי הינו מאוד נמוך.
נשמע מוכר?
הויקי יכול לגשר על הפער של מציאת מידע קיים ולמלא חללים נוספים, כמו תיעוד שיחות מסדרון, הכנסת מידע שלא מכניסים בד"כ לדוחות רשמיים, מעקב אחר מטלות ועוד.
לתוך הויקי ניתן בעצם לצקת כל מידע שתרצו לתעד ולא היה לכם מקום ייעודי עבורו, להחליף את כל הדפים והרישומים שנכתבים על נייר ודפדפות ואח"כ הולך לאיבוד או גריסה.
איך?
ברשומות הבאות אתמקד בצד הטכני של התקנת הויקי, כולל התאמה אישית לצרכי הארגון באמצעות התוספות השונות הקיימות עבורו. כמו כן אציג את את הנקודות הטכניות הבעיתיות וכיצד ניתן להתמודד עימן.
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה